Những nhược điểm Excel trong quản lý nhân sự

Những nhược điểm Excel trong quản lý nhân sự
4 (80%) 2 vote[s]

Có thể nói Excel là công cụ phổ biến nhất hiện nay đối với những người làm nhân sự chuyên nghiệp. Dù có phần mềm quản lý nhân sự chuyên nghiệp hay không, nhưng Excel thì không thể thiếu. Excel luôn là phương tiện để đối chiếu, so sánh kết quả, hay để trình bày một biểu mẫu, đồng thời nó cũng có thể là phương tiện để lưu trữ thông tin mà tầm quan trọng không thua gì bản cứng (giấy tờ in). Tuy nhiên khi sử dụng Excel trong quản lý nhân sự thì xuất hiện những nhược điểm khó khắc phục so với việc dùng phần mềm nhân sự chuyên nghiệp.

nhung-nhuoc-diem-excel-trong-quan-ly-nhan-su

Dưới đây là những nhược điểm Excel trong quản lý nhân sự

1. Về khả năng quản lý

Sử dụng Excel mỗi file chỉ có tối đa 65000 dòng. Nếu với doanh nghiệp 1000 nhân viên, cần lưu dữ liệu giờ quẹt trong 3 tháng, mỗi ngày nhân viên quẹt tối thiểu 2 lần (cần 1000x30x3x2 = 180 000 dòng) là không đủ cho một file Excel. Đương nhiên có thể tách ra Sheet khác hay thêm file lưu trữ khác. Khi đó khả năng tìm kiếm, chỉnh sửa, thay đổi sẽ lại gặp rắc rối rất lớn. Thay vì vậy sử dụng phần mềm chấm công chuyên nghiệp thì cán bộ nhân sự không cần bận tâm đến vấn đề này. Dữ liệu phần mềm chấm công chuyên nghiệp được quản lý bằng cơ sở dữ liệu tập trung. Việc tìm kiếm dễ dàng nhan chóng.

2. Khả năng báo cáo

Sử dụng Excel mỗi khi cần báo cáo một thông tin lên lãnh đạo đòi hỏi người cán bộ nhân sự phải rất am hiểu master file và mất rất nhiều công sức (cần biết vị trí lưu trữ, cách cập nhật, lấy thông tin, tổng hợp từ các file) đôi khi dữ liệu thiếu, hoặc không chính xác. Những than phiền này tôi thường được nghe các anh chị làm nhân sự chia sẻ khi triển khai phần mềm quản lý nhân sự. Khi tôi thực hiện các thao tác để ra báo cáo trong phần mềm quản lý nhân sự, các anh/chị đều trầm trồ khen ngợi: “sao đơn giản vậy”.

3. Khả năng bảo mật và toàn vẹn dữ liệu

Quản lý bằng file Excel có 2 dạng: quản lý tập trung và quản lý phân tán.

Khi quản lý tập trung: sẽ có 1 master file chung đặt tại một thư mục dùng chung cho cả phòng sử dụng. Giả sự cán bộ nhân sự A cần thay đổi thông tin nhân viên X, cán bộ nhân sự B cần thay đổi thông tin nhân viên Y. A và B cùng mở file master. Nếu A lưu trước, B lưu sau thì nhân viên Y được thay đổi, X không được thay đổi,.. Như vậy thông tin X bị sai.

Khi quản lý phân tán: cũng tương tự dữ liệu của mỗi cán bộ quản lý cập nhật khác nhau, file Excel sẽ khác nhau. Dẫn đến báo cáo sẽ khác nhau. Lãnh đạo không biết tin vào ai.

Phần mềm quản lý nhân sự sẽ tách thành các chức năng riêng, phân quyền mỗi cán bộ nhân sự đảm nhiệm công việc riêng của mình tương ứng với chức năng trên phần mềm. Sẽ không xảy ra thiếu đồng bộ như quản lý bằng file Excel.

Và còn rất nhiều nguyên nhân khác khiến các doanh nghiệp dần lựa chọn phần mềm quản lý nhân sự làm công cụ tất yếu thay vì chỉ sử dụng Excel trong quản lý nhân sự.

Trả lời

Email của bạn sẽ không được hiển thị công khai. Các trường bắt buộc được đánh dấu *